2022 va a ser el año de la oficina verdaderamente inteligente. Con la desaparición de algunas de las presiones que las organizaciones han sentido durante la covida, las empresas vuelven a mirar hacia la oficina para crear dinámicas de equipo, involucrar a los empleados y aumentar la productividad. Sin embargo, no todo es tan bueno. La preocupación por el covid todavía flota en el aire. A los empleados les preocupa el espacio personal, la higiene y la seguridad de sus lugares de trabajo y tienen una tolerancia mucho menor a las "molestias" del lugar de trabajo. Mientras que algunas empresas han abordado estas preocupaciones simplemente obligando a los empleados a pasar tiempo en la oficina, este enfoque ha visto un éxodo significativo hacia empresas con puntos de vista más flexibles. Para que los empleados vuelvan a utilizar la oficina, las empresas deben abordar estas preocupaciones fundamentales y un edificio inteligente es la solución más sencilla.
No todo son malas noticias para quienes esperan que sus equipos vuelvan a la oficina a tiempo completo. Al construir un lugar de trabajo verdaderamente inteligente, las empresas pueden resolver las preocupaciones de los empleados al tiempo que ahorran dinero y mejoran la calidad del entorno en el que trabajan sus equipos. Veamos algunos de los beneficios que las empresas pueden conseguir mediante la implantación de una oficina inteligente.
La tecnología de las oficinas inteligentes puede tener un impacto significativo en la salud de sus empleados y hacer que el edificio sea más higiénico. Al utilizar luces y servicios inteligentes, se pueden reducir significativamente los puntos de contacto en el lugar de trabajo, ya que los equipos no tienen que interactuar con los interruptores de luz y los paneles de control para ajustar el entorno. Los sistemas automatizados garantizan la comodidad de los empleados. La monitorización de la calidad del aire también puede reducir las posibilidades de contraer enfermedades al aumentar y reducir la ventilación y el aire acondicionado en función del uso de la oficina y los ambientes internos. Esto mantiene a los empleados a salvo de la contaminación del aire y reduce significativamente el riesgo de contagios en el aire.
Todas las empresas se benefician cuando utilizan menos energía. Las oficinas son lugares caros, pero los pequeños cambios pueden tener un impacto significativo en el coste global del funcionamiento del espacio. La tecnología inteligente puede garantizar que las luces se apaguen cuando no se utilizan, reducir el aire acondicionado, la calefacción y la ventilación cuando el edificio está vacío e incluso ayudar a optimizar el uso de las salas de reuniones para garantizar que los espacios más pequeños se utilicen cuando sea apropiado. Todo esto es posible gracias a los sensores de IoT y a las automatizaciones inteligentes que ayudan a reducir los requisitos energéticos, reduciendo las facturas y ayudando a salvar el medio ambiente al mismo tiempo.
Al monitorizar el espacio de la oficina y sus servicios, las empresas pueden tomar decisiones de gestión y mantenimiento mucho más acertadas. Esto puede venir en forma de un ticket digital que alerte al equipo de mantenimiento de un mal funcionamiento (ya sea a través de un portal o una aplicación) o a través de sensores IoT que informen de la reducción de la eficiencia de un sistema (como el aire acondicionado). Esto ayuda a mejorar la calidad del servicio previniendo averías y también ahorra en costosas reparaciones. El mantenimiento preventivo siempre es más barato que esperar a que el artículo se rompa, ya sea el aire acondicionado, los frigoríficos o la elegante máquina de café italiana.
Covid ha centrado las preocupaciones de los empleados en la salud y la seguridad de la oficina. Las empresas que no intenten mejorar el entorno de sus edificios probablemente sufrirán importantes pérdidas de empleados (si no lo han hecho ya), ya que éstos buscan trabajar en entornos más seguros y cómodos. Los lugares de trabajo inteligentes son especialmente buenos para el trabajo híbrido, ya sea la reserva de escritorios, las taquillas inteligentes o una serie de otras tecnologías que facilitan que un miembro del equipo pase el día en la oficina con una fricción mínima. Esto crea un entorno más amigable y acogedor que mejora aún más la retención y lo hace más atractivo para los nuevos empleados.
Si entiende cómo se utiliza el espacio de los escritorios y el paso por las distintas partes del lugar de trabajo, puede mejorar significativamente la utilización general de su espacio. Dado que el espacio de las oficinas es tan caro, es crucial poder asegurarse de que se aprovecha al máximo cada metro cuadrado. Las oficinas inteligentes ofrecen un entorno rico en datos que permite ver todo, desde la utilización de los escritorios y las tasas de reserva de las salas de reuniones hasta la afluencia a las zonas comunes. De este modo, las empresas pueden construir su espacio en función de cómo trabajan realmente sus equipos, y no de cómo les gustaría que lo hicieran.
Por último, la tecnología de las oficinas inteligentes proporciona un entorno de trabajo mucho más seguro para sus equipos. Los sistemas de CCTV inteligentes le permiten controlar más espacios con menos empleados, con un sistema de control centralizado que vigila muchos de sus espacios a la vez. Las cerraduras digitales inteligentes garantizan que sólo se conceda acceso a quienes lo necesitan y que la eliminación de sus permisos sea tan sencilla como pulsar un botón. Se acabaron los accesos inapropiados, las preocupaciones por mantener las zonas seguras cerradas y los empleados descontentos que causan estragos.
Aunque no existe una definición universal de lugar de trabajo inteligente, hay muchas tecnologías diferentes que hacen que una oficina sea inteligente. Por lo general, funcionan en torno a tres principios básicos: hacer automáticamente algo que antes se hacía manualmente, facilitar la experiencia o proporcionar datos para comprender mejor un edificio. Algunas de estas tecnologías encajan en varias de estas categorías, pero todas tienen sus diferentes casos de uso. En última instancia, la tecnología debe centrarse en sus problemas específicos, y no al revés.
Los sensores de escritorio son uno de los componentes básicos de cualquier lugar de trabajo inteligente. Proporcionan un dato fundamental sobre la utilización de la oficina y mejoran enormemente la experiencia de los trabajadores híbridos que acuden a ella. Los sensores de escritorio suelen permitir a los usuarios reservar mesas a distancia, comprobar si un espacio concreto está ocupado y, con los sistemas más avanzados, se puede incluso comprobar quién está sentado en una mesa determinada. Estos datos se transmiten a un sistema central que permite a la empresa conocer el uso individual de los escritorios, los puntos conflictivos de la oficina y cambiar la distribución de los mismos para mejorar su uso y reducir la fricción. Por lo general, se instalan debajo de la mesa, funcionan con baterías y se conectan mediante Bluetooth o Wi-Fi de bajo consumo a un concentrador central. Puede obtener más información sobre los sensores de ocupación de escritorios aquí.
Los sensores de ocupación están pensados para supervisar espacios, más que mesas individuales. Suelen venir en forma de caja montada en el techo o en la pared que controla el movimiento por zonas. Los sistemas más avanzados también pueden contar cuántas personas hay en una sala concreta e incluso su ubicación aproximada. Esto permite a los empleados ver si una sala de reuniones o una cabina telefónica está en uso, y permite a las empresas comprender los movimientos de los empleados a escala. Ya sea entendiendo el número medio de empleados en una sala de reuniones, dónde se reúnen generalmente los empleados o cuándo se producen los picos y los descensos de ocupación de las oficinas. Proporcionan una de las formas más valiosas de datos cuando se trata de mejorar la distribución y reducir el consumo de energía. Puede obtener más información sobre los sensores de ocupación aquí.
Todo el mundo ha estado en oficinas donde compartir la pantalla o unirse a una videoconferencia es una pesadilla. Los equipos SmartAV están diseñados para reducir esta fricción y hacer que el uso de la oficina sea tan fácil como estar en casa. Los sistemas audiovisuales inteligentes también suelen encenderse y apagarse en función de la ocupación de la sala, reduciendo así el consumo de energía de los televisores y los sistemas de altavoces. También suelen incluir micrófonos montados en el techo y cámaras de enfoque automático que permiten que una sala de conferencias con personas hable con la cámara siguiendo al orador actual. Puede obtener más información sobre los sistemas audiovisuales inteligentes aquí.
Este grupo de sensores inteligentes ha experimentado un enorme interés en los últimos dos años por razones obvias. Estos sensores controlan la calidad del aire en busca de niveles de CO2 y COV (compuestos orgánicos volátiles). Por sí solas, las tecnologías de sensores no pueden hacer nada, pero combinadas con el control de la ventilación o el aire acondicionado, pueden mantener el aire de un lugar de trabajo significativamente más seguro. Puede utilizarse para detectar problemas en la distribución de la oficina o poner de relieve las zonas que tienen una calidad del aire especialmente mala durante determinados periodos, por ejemplo, durante los picos de ocupación de las oficinas. La calidad del aire interior es a menudo una métrica fundamental para certificaciones ecológicas como RESET, AirRated y Wellv2. Los datos de estos sensores también pueden mostrarse para aliviar las preocupaciones de los empleados. Puede obtener más información sobre los sensores de calidad del aire interior aquí.
La seguridad es un área que se ha beneficiado enormemente del auge de la tecnología IoT. En lugar de depender de un guardia de seguridad al otro lado de un monitor, los sistemas de CCTV inteligentes pueden identificar el movimiento, notificar a las autoridades pertinentes e incluso rastrear automáticamente sus movimientos a través de un edificio. Los cables de disparo digitales pueden asegurar sus áreas más sensibles y garantizar que cualquier movimiento desencadene una respuesta. Estos sistemas también se pueden supervisar a distancia, lo que permite que un solo profesional de la seguridad se ocupe de varios edificios, y que los equipos supervisen a distancia su espacio cuando se active una alerta. Descubra más sobre los sistemas de CCTV inteligentes aquí.
El siguiente paso para crear la oficina inteligente perfecta en 2022 es comprender cuál de estos problemas está tratando de resolver realmente. No hay dos oficinas iguales, y tampoco deberían serlo dos soluciones. Tanto si necesita un sistema completo de monitorización de la ocupación del edificio como si solo necesita un sistema de reserva de escritorios fácil de usar, el sistema que elija debe ser capaz de escalar con usted, devolver la inversión en ahorros y ofrecer a su equipo una experiencia de usuario realmente brillante.Si quiere saber más sobre cómo NCG puede ayudarle con eso, póngase en contacto.
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